Управление контактами в Outlook. Контакты в Outlook: наводим порядок Как создать группу получателей в outlook

Современный век сопровождается невероятной интенсивностью. Практически ежедневно приходится совершать действия, от скорости выполнения которых зависит результативность мероприятий, а вслед за этим может зависеть и успешность карьерного роста.

Часто приходится совершать рассылку важной корреспонденции. Если письма направляются одним и тем же пользователям, то возникает насущный вопрос, как в Outlook создать группу рассылки, которая позволит существенно сэкономить время, благодаря чему удастся совершить несколько дополнительных манипуляций.

Действительно, почтовое приложение Outlook сопровождается многими успешными функциональными возможностями, облегчающими процесс выполнения многих задач.

Если в ваши профессиональные задачи входит работа с почтовым ресурсом , включая не только прочтение и отправку сообщений, но и рассылку различного материала своим непосредственным партнёрам, вам, действительно, полезно изучить информацию, как в Аутлуке создать группу рассылки.

Формирование группы контактов

Интересуясь, как создать рассылку в Outlook, прежде всего, следует определиться, кому вы желаете или обязаны согласно своей должностной инструкции перенаправлять важные письма . Все эти пользователи, в большинстве случаев, уже внесены в список контактов Outlook, но с целью экономии времени их полезнее всего объединить в одну общую группу.

Составление списка

Сделать мгновенную рассылку, если заранее сформировать список деловых партнёров, совершенно несложно. По этой причине вашей первоначальной задачей является создание такого полезного для вас списка контактов, а для этого тщательно изучите рекомендации опытных пользователей, как создать список рассылки в Outlook.

Запустите почтовое приложение Outlook , в нижней части окна с левой стороны вы легко обнаружите меню «Контакты», кликните по нему.

Теперь на горизонтальной ленте меню найдите и нажмите кнопку «Создать группу контактов».

Почтовое приложение предложит вам указать имя создаваемой вами группы.

Имя вы можете придумать любое, только учтите, если вы намерены создать несколько групп для разных случаев, то название каждой должно быть таким, чтобы вы в спешке их ни в коем случае не перепутали, и не разослали письма не по назначению.

Когда имя вы придумали и уже вписали в строку, кликните по следующей кнопке «Добавить участников».

Почтовое приложение сразу же предложит вам несколько вариантов добавления пользователей, среди которых выберите первый вариант, ориентированный на добавление получателей сообщений из контактов самого приложения Outlook.

В открывшемся новом окне остаётся выделить нужные контакты, после чего нажать кнопку «Участники». Таким образом, вы сможете создать список всех тех, кому вы должны направлять определённую корреспонденцию.

Не забудьте в завершении формирования перечня контакта нажать на «OK», в противном случае в результате вашей забывчивости список не сохранится, вам придётся вновь проделать все эти манипуляции.

Если же вы только начинаете работать в таком приложении, в адресной книге Outlook у вас не будет значиться ни один электронный адрес, вам придётся при создании перечня партнёров вводить эти адреса вручную. Не поленитесь и потратьте время один раз, а в следующий раз вы уже сможете оценить пользу проделанных вами манипуляций.

Как разослать корреспонденцию

После того как вам удалось сформировать список всех получателей, с которыми приходится ежедневно поддерживать плотный контакт через почтовый ресурс, остаётся вникнуть, как сделать рассылку в Outlook созданной группе.

В этом также нет ничего сложного, вы очень быстро всё освоите и с первого раза запомните.

Создайте новое сообщение или откройте письмо, которое необходимо отослать всем указанным вами ранее партнёрам. В поле «Кому» просто введите имя, которое вы сами придумали для группы. Все электронные адреса всех партнёров будут добавлены автоматически. Вы их не будете видеть, поскольку в адресной строке будет отображаться только имя группы.

Впишите первые символы из названия — и группа будет предложена автоматически

Чтобы письмо ушло по назначению, нажмите «Отправить», все участники мгновенно получат сообщение от вас.

Может случиться и так, что вам потребуется перенаправить корреспонденцию этим участникам, но за исключением нескольких.

В этом случае первоначально всё сделайте, как описано выше, а после того, как в адресной строке уже будет указано имя группы, обратите внимание на рядом находящийся небольшой плюсик.

Нажмите на этот плюсик, сразу после этого раскроется весь перечень получателей. Если требуется кого-то удалить в связи с тем, что он не нуждается в этом конкретном письме, уберите его из контактов получателей и сразу отправляйте письмо.

Как видите, ничего сложного нет ни при создании списка группы, ни при непосредственном перенаправлении корреспонденции нет. Outlook - отличное почтовое приложение , которое таит в себе массу удивительных возможностей, облегчающих выполнение задач, поэтому познавайте его и облегчайте свой труд, повышая одновременно результативность.

Outlook -это приложение, которое является важным элементом программного комплекса от производителя Майкрософт. У приложения имеется множество версий. Для большинства организаций это нужный инструмент для организации работы, а также необходим для удобства документооборота.

Во многих фирмах порой приходится тратить много времени на отправку электронных сообщений и по этой причине возникает необходимость экономии времени. Такую возможность дает приложение, когда дело касается рассылки писем для определенной категории получателей (группы). С помощью Outlook можно создавать списки для рассылок.

Как работать с приложением Outlook?

Для начала работы нужно запустить Outlook, нужно два раза щелкнуть по значку приложения расположенному на мониторе или же нажать на «Пуск» и выбрать там из всех программ нужный элемент.

После того как приложение загрузится в меню программы надо выбрать «Файл» и отыскать элемент «Создать».

Затем при наведении курсора мышки на «Создать», там отобразятся подпункты для выбора. Где необходимо найти элемент «Список рассылки» и после нажать на этот элемент расположенной слева кнопкой мышки. После этих действий открывается окошко редактирования и создания новых списков получателей рассылок и писем.

Далее необходимо ввести новое наименование в отображающемся поле – «Имя». Кроме того, программа позволяет создавать различные группы и беспроблемно переключаться с одной группы на другую. К примеру, «Друзья», «Заказчики» и т.д.

Нажимаем на кнопку «Выберите членов», для того чтобы отобразилась адресная книга. Из списка ваших контактов выбираем необходимый адрес и нажимаем на ОК. После этих действий окошко выбора контактов закроется, а в вашем списке рассылок отобразится нужный получатель, процедуру необходимо повторять до заполнения всех нужных адресов. Подобный способ прекрасно подойдет в случае, когда адресная книга Outlook уже заполнена необходимыми адресами (e-mail). Но если нужного контакта не было в адресах, то придется воспользоваться другим способом.

Щелкните кнопкой мышки, расположенной слева по «Добавить». В открывшемся окне, перед вами отобразится два поля «Адрес электронной почты» и «Краткое имя». Удобней всего будет скопировать адрес и имя добавляемого человека, если у вас есть от него уже письмо, в противном случае информацию придется ввести вручную, далее нажмите на ОК. После этого диалоговое окошко закроется и появится в списке новый контакт.

В результате проделанного будет создан, список рассылки писем Outlook

Иногда пользователю требуется изменить, дополнить, передать список контактов нужному человеку, перенести его на дополнительное устройство. Чтобы делать это было удобно, в приложении Outlook есть все необходимые инструменты.

Как перенести адреса из Outlook

Как экспортировать контакты

Способы переноса данных различаются в зависимости от версии почтового клиента Outlook.

Экспорт контактов из Outlook 2013

Чтобы экспортировать данные из Outlook 2013, откройте программу и во вкладке «Файл» - «Открыть и экспортировать» выберите «Импорт и экспорт».
Почтовый клиент предложит возможные варианты. Кликните на пункт «Экспорт в файл».

Выберите нужную для записи информации папку.

Задайте название сохраняемому объекту и нажмите кнопку «Готово».

Новый CSV-файл можно проверить на компьютере, открыв его в программе Excel.

Экспорт контактов из Outlook 2010

Откройте Outlook 2010 и перейдите на вкладку «Файл».
Нажмите «Файл» на панели управления вверху окна Outlook

Откроется окно параметров Outlook. В левом горизонтальном меню кликните на «Дополнительно».

Откроется «Мастер экспорта», здесь выберите пункт «Значения, разделённые запятыми (Windows)», это другое название CSV-файла. Нажмите «Далее».

Выберите папку, в которой будет храниться информация о контакте.
Подождите, пока процесс перемещения информации не закончится.

При использовании содержимого перенесённых контактов в иных продуктах почтового клиента понадобится пункт «Файл данных Outlook (PST)».

Экспорт контактов из Outlook 2007

Чтобы перенести контакты из Outlook 2007, откройте программу и разверните вкладку «Файл». В списке функций нажмите «Импорт и экспорт».
Откроется «Мастер импорта», который понадобится для формирования документа. Отметьте «Экспорт в файл».
В открывшемся окне выберите «Значения, разделённые запятыми (Windows)». Продолжите, нажав на кнопку «Далее».
Обозначьте папку, которая будет местом для сохранения. Кликните на «Далее».
Дождитесь окончания процесса перемещения.

Как из Outlook перенести контакты в Excel

Независимо от того, какой версии Outlook, после перенесения CSV-файла на компьютер его можно будет открыть в Excel.

Не пугайтесь, если увидите в документе пустые ячейки. Это те позиции, которые не были заполнены, когда контакт ещё находился в Outlook. Не каждый человек прописывает всю информацию: о домашнем телефоне, названии организации или должности контакта.

После просмотра перенесённого файла в Excel не сохраняйте изменения при закрытии. Это может разрушить структуру документа и его прочтение будет невозможно.

Как импортировать контакты во всех версиях Outlook

Процесс добавления CSV-файла в почту будет одинаков для всех версий Outlook. Это делается так же, как и экспорт: «Файл» - «Открыть и экспортировать» - «Импорт и экспорт». В «Мастере» выберите «Импортировать из другой программы или файла».
После выбора действия нажмите «Далее». Ждите окончания процесса переноса.

Импорт адресов и почты интернета в Outlook всех версий

Чтобы импортировать контакты из Outlook, снова зайдите в «Мастер импорта и экспорта». Выберите «Импорт из другой программы или файла».
В открывшемся окне нажмите «Импорт адресов и почты интернета».
Выберите из двух предложенных вариантов импортирования «Outlook Express 4.x, 5.x, 6.x или почта Windows».
Нажмите «Далее» и подождите, пока контакты импортируются.

Импорт из другой программы или файла в любой версии Outlook

После выбора «Импорт из другой программы или файла» появляется возможность добавить контакты из утилиты Lotus Organizer, а также информацию из Access, Excel или простого текстового файла. Выберите программу, откуда планируете добавить контакты.
Появится окно с выбором параметров. Если хотите создать дубликаты, нажмите на пункт «Разрешить создание дубликатов».
Выберите папку, откуда нужно взять информацию.
Назначьте место, где будет храниться данные.

Видео: инструкция по переносу контактов

Где в Outlook расположилась адресная книга

Вся информация об адресной книге, сообщениях, календарях и заметках хранится на компьютере в заархивированном виде. В случае если возникнет необходимость найти, копировать или перенести её, полезно будет знать, в каких папках располагается нужный PST-файл:

диск:/Пользователи/<имя пользователя>
диск:/Пользователи/<имя пользователя>/Roaming/Local/Microsoft/Outlook;
диск:/Users/<имя пользователя>/Documents/Файлы Outlook;
диск:/Пользователи/<имя пользователя>/Мои документы/Файлы Outlook;
диск:/Documents and Settings/<имя пользователя>

В случае использования IMAP, Microsoft Exchange или outlook.com место сохранения вашей почтовой информации - пространство сервера. Данные записываются в формате PAB. В таком случае обнаружить их можно будет здесь:

диск:/Пользователи/<имя пользователя>/AppData/Local/Microsoft/Outlook;
диск:/Documents and Settings.

Если вы использовали учётную запись Microsoft Exchange Server, то «Автономная адресная книга» располагается по следующим адресам:

диск:/Пользователи/<имя пользователя>/AppData/Local/Microsoft/Outlook;
диск:/Documents and Settings/<имя пользователя>/Local Settings/Application Data/Microsoft/Outlook.

Создание адресной книги в Outlook

После того как адресная книга была создана, в неё можно добавлять контакты.

Как добавить контакты в Outlook

Контакты хранят информацию о людях. Можно ввести только адрес электронной почты или заполнить больше информации, например, номера телефонов, фотографию человека, почтовый адрес, адрес работы.

После создания систематизированной папки контактов программа будет находить нужный по первым нескольким буквам и автоматически заполнять электронный адрес.

Добавление контакта из сообщения электронной почты

Для начала необходимо открыть полученное сообщение, нажать правой кнопкой мыши на имя человека и выбрать «Добавить к контактам Outlook». Заполните требующуюся информацию согласно названиям полей, затем сохраните.

Добавление контакта с нуля

Видео: инструкция по добавлению контактов

Как создать список рассылки в разных версиях Outlook

Для одновременной отправки сразу нескольким абонентам рекомендуем пользоваться инструментом «Группа контактов».

Создание списка рассылки в Outlook 2013

Создание списка рассылки в Outlook 2010

В главном меню рабочей программы выберите пункт «Создать группу контактов». Заполните важную информацию и сохраните.

Видео: как создать группу контактов в Outlook 2010

В Outlook 2007 выполните путь «Файл» - «Создать» - «Список рассылки» или нажмите Ctrl+Shift+L. Заполните информацию об участниках, сохраните.

Выберите адресную книгу через «Файл» - «Создать» или воспользуйтесь командой Ctrl+Shift+L

Скольким людям можно отправить послание за один раз, зависит от размера файлов имён. Ориентировочно, среднее количество - 100 контактов.

Удаление контактов в Outlook

Для того чтобы контакты не удваивались, при их импортировании в «Мастере импорта» не забывайте менять стандартные параметры переноса «Разрешить создание дубликатов» на другой пункт, где предлагается вариант замены существующих.

Если же контакты уже удвоились, то убрать их можно в «Списке контактов», нажав пункт «Телефоны». В открывшемся перед вами поле необходимо выделить дублированные контакты, а затем нажать DELETE.

Если в «Параметрах контактов» убрать галочку с раздела «автоматически проверять дубликаты контактов», то при выборе человека программа Outlook не будет отслеживать повторяющиеся визитные карточки.

Основной функцией программы Microsoft Outlook является работа с электронной почтой. Кроме этого, она может выполнять функции записной книжки и менеджера контактов. Ознакомившись со способами добавления, удаления контактов и создания групп в почтовом клиенте Outlook, пользователь может настроить программу так, как ему удобно, и с её помощью останется на связи с друзьями и коллегами.

Инструкция

Вызовите главное системное меню, нажав кнопку «Пуск», и перейдите в пункт «Все программы». Раскройте ссылку Microsoft Office и запустите приложение Outlook. Для того чтобы использовать имена адресатов, находящиеся в адресной книге приложения, раскройте меню «Файл» верхней сервисной панели Oulook и укажите команду «Создать».

Выберите подкоманду «Список рассылки» и напечатайте желаемое имя создаваемого списка в строке «Имя». Перейдите на вкладку «Список рассылки» в открывшемся диалоговом окне и воспользуйтесь ссылкой «Выбрать участников». Укажите адресную книгу, содержащую нужные адреса электронной почты, в каталоге «Адресная книга». Напечатайте имя выбранного адресата в строке «Поиск» и выделите определившееся имя в каталоге, расположенном под строкой поиска. Нажмите ссылку «Участники» и повторите все вышеописанные действия для каждого нужного адресата рассылки. Подтвердите выполнение выбранного действия, нажав кнопку OK.

При необходимости создания списка рассылки из имен в сообщениях электронной почты выделите необходимое имя в строке «Кому» и вызовите его контекстное меню кликом правой кнопки мыши. Укажите команду «Копировать» и раскройте узел Microsoft Office. Выберите пункт «Списки рассылки» в разделе «Создать новый элемент Outlook» и перейдите на вкладку «Списки рассылки» открывшегося диалогового окна.

Выберите ссылку «Выбрать участников» в разделе «Участники» и вызовите контекстное меню одноименной строки кликом правой кнопки мыши в следующем диалоговом окне «Выбор членов». Укажите пункт «Вставить»и подтвердите сохранение сделанных изменений, нажав кнопку OK.

Напечатайте желаемое имя создаваемой рассылки в строке «Имя» и еще раз вернитесь на вкладку «Списки рассылки». Воспользуйтесь командой «Сохранить и закрыть» в разделе «Действия».

Пошаговая инструкция:

При создании нового контакта в Outlook , достаточно (и обязательно) указания имени контакта. Но крайне удобно добавлять в информацию о контакте и другую полезную информацию - место работы, домашний адрес, телефоны и другое. Это поможет освободить вашу голову и хранить всю информацию в одном месте.

Для того, чтобы , вам достаточно выполнить следующие действия:

Если, открыв Outlook, вы не увидели контактов, нажмите на кнопку Контакты, доступную в навигационной панели (в левой части главного окна программы):
Нажмите на кнопку Создать (или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+N)
Появится окно создания нового контакта в Outlook 2007, в котором введите имя и фамилию контакта и при необходимости (а на самом деле это очень удобно) информацию о месте работы и должность:
Добавьте электронную почту создаваемого, в Outlook 2007, контакта. Краткое имя, которое будет доступна в информации о контакте, автоматически появится после добавления адреса электронной почты. При желании (или необходимости) добавьте адрес сайта:
Outlook 2007 позволяет добавлять в информацию о контакте до трех различных адресов электронной почты. Нажав на выпадающее меню:
вы можете добавить дополнительный электронный адрес контакта:
В разделе "Телефоны" добавьте рабочий, домашний, сотовый и телефон факса:
В разделе "Адреса" укажите рабочий адрес человека: Доступно также для заполнения поле домашнего адреса:
В разделе заметки, вы можете писать различные заметки о контакте Здесь вы можете располагать различную информацию, которую вы не хотите держать постоянно в своей памяти - к примеру, вот такого типа:
В правом верхнем углу окна (чуть выше "Заметок"), вы будете наблюдать постепенное заполнение карточки контакта данными, которые вы вносите:
Если вы добавили всю необходимую информацию в поля формы создания нового контакта в Outlook 2007 , нажмите в верхней левой части окна на кнопку "Сохранить и выйти":